Top 10 der besten virtuellen Datenräume für Ihr Unternehmen

Wir verwenden die Technologie, die auf dem künstlichen Intellekt basiert, um Daten aus dem gesamten Web einschließlich ausgewiesener Analyseplattformen auszuwerten.

virtual data room background
1
iDeals
4.9
Capterra G2
4.7
iDeals ist nicht ohne Grund einer der führenden Anbieter von Datenräumen. Dieser Anbieter bietet hochwertige Software mit vielen nützlichen erweiterten Funktionen zu erschwinglichen Preisen.
Benutzerfreundlichkeit 9.4
Support Qualität der Unterstützung 9.4
Einfache Einrichtung 9.5
Einfache Verwaltung 9.2
2
OneHub
0.0
Capterra G2
3.8
Onehub ist ein virtueller Datenraumdienst, der für kleine, mittlere und große Unternehmen verwendet wird. Benutzer erhalten eine einfache Dateiverwaltung, die für interne und externe Benutzer intuitiv ist.
3
Brainloop
0.0
Capterra G2
4.0
Brainloop bietet Unternehmen eine sichere und funktionsreiche Umgebung, mit der sie ihre Ziele schnell erreichen können. Mit diesem Anbieter haben Sie alle Ihre Prozesse organisiert.
4
Idgard
4.8
Capterra G2
0.0
Die Einzigartigkeit von Idgard liegt in geschlossenen Wolken und bewährten Sicherheitsmechanismen. Der Datenaustausch und integrierte Geschäftstools sind weiterhin vertrauenswürdig.
5
Intralinks
4.3
Capterra G2
3.6
Dieser Alte-Schule - Anbieter kann eine gute Wahl für diejenigen sein, die Erfahrung und Ansehen schätzen. Möglicherweise finden Sie Intralinks jedoch etwas unflexibel, da einige grundlegende Funktionen fehlen.
6
Drooms
0.0
Capterra G2
0.0
Wenn Sie nach einer Lösung für Prozesse suchen, die Due Diligence oder Asset Lifecycle Management beinhalten, ist Drooms möglicherweise die richtige Option für Sie.
7
Box
0.0
Capterra G2
0.0
Box ist seit einiger Zeit eine Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien. Mit zunehmender Erfahrung wurde sie Datenraumanbieterin. Jetzt ist es eine der bequemsten Lösungen für das Management von Unternehmensdaten.
8
DocSend
0.0
Capterra G2
4.7
DocSend ist der virtuelle Datenraum für die ehrgeizigsten Führungskräfte. Starker Datenschutz, uneingeschränkte Kontrolle, Verfolgung der Präsentation, wo immer Sie sind.
9
HighQ
0.0
Capterra G2
0.0
Es ist möglicherweise der beste Anbieter von virtuellen Datenräumen für Startups und kleine Unternehmen. HighQ ist einfach zu starten und an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen.
10
Citrix
4.5
Capterra G2
4.2

Was ist ein virtueller Datenraum?

Online-Datenräume entstanden vor weniger als zwanzig Jahren, als sich die Cloud- und SaaS-Technologien allmählich weiterentwickelten. Sie ersetzten Offline-Datenräume, die durch die Globalisierung des Geschäfts und den jüngsten Online-Boom unnötig wurden und früher für den Umgang mit sensiblen oder proprietären Daten verwendet wurden.

Inzwischen hat das Internet eines der größten Probleme unserer Zeit verursacht – die Internetkriminalität. Die Statistiken zu Datenlecks sind beeindruckend: Seit 2005 hat sich die Anzahl der Rekordlecks fast verzehnfacht und erreichte im vergangenen Jahr 178 Millionen Datensätze. Glücklicherweise können Unternehmen mit VDR von der Aufrechterhaltung der globalen Konnektivität und dem Schutz ihrer Daten profitieren.

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist ein Online-Ort zum Speichern und Austauschen sensibler Daten. Normalerweise handelt es sich um ein Cloud-Depot zum Speichern vertraulicher oder vertraulicher Informationen in einem elektronischen Katalog. Organisationen und Unternehmer verwenden VDR hauptsächlich in so komplexen Unternehmensprozessen wie Finanztransaktionen, Vorstandssitzungen, Kommunikation mit Dritten usw.

Tatsächlich ist ein Datenraum keine reguläre Dateifreigabe. Der Markt bietet bereits verschiedene Cloud-Optionen und Dokumentfreigabedienste für die Teamarbeit an, die bequem und für den täglichen Gebrauch geeignet sind. Mit beliebten Tools wie Dropbox oder Google Drive können Benutzer ein Dokument gemeinsam freigeben und bearbeiten.

Im Gegensatz zu Filesharing-Diensten ermöglichen VDR ihren Benutzern jedoch, den Wert der Vertraulichkeit mit Integrität und Verfügbarkeit als Kernprinzipien der Informationssicherheit zu erleben. Darüber hinaus unterscheiden sie sich in ihrer Funktionalität erheblich von Filesharing-Tools. Ein virtueller Datenraum (VDR) ist ein Online-Ort zum Speichern und Austauschen sensibler Daten. Normalerweise handelt es sich um ein Cloud-Depot zum Speichern vertraulicher oder vertraulicher Informationen in einem elektronischen Katalog. Unternehmen und Unternehmer verwenden VDR hauptsächlich in komplexen Unternehmensprozessen wie Finanztransaktionen, Vorstandssitzungen, Kommunikation mit Dritten und mehr.

Fünf Hauptvorteile virtueller Datenräume

VDR ist zum bevorzugten Werkzeug für die vertrauliche Kommunikation geworden im neuen digitalen Geschäftsumfeld. Die Funktionsanalyse zeigt fünf Hauptvorteile. 

1. Sicherheit

Viele, wenn nicht alle VDR-Anbieter verfolgen und verfolgen alle Aktualisierungen in Bezug auf Protokolle, Gesetze und Vorschriften zur Informationssicherheit auf der ganzen Welt. Beispielsweise erfüllen moderne VDR GDPR, HIPAA und andere Sicherheitsstandards für personenbezogene Daten. Mit dem VDR genießen Unternehmen ein ähnliches Datenschutzniveau wie renommierte Banken oder sogar Regierungsbehörden. Technisch gesehen verwenden VDR-Anbieter Schlüsselkartenzugriff, AES-Dokument- und Übertragungsverschlüsselung, 256-Bit-Kennwortverschlüsselung, Multifaktorauthentifizierung, dynamische Wasserzeichen, Ablaufintervalle, eine Reihe von Firewalls und mehr. Dieses breite Spektrum an Sicherheitsvorkehrungen gewährleistet ein Höchstmaß an Sicherheit.

2. Zugänglichkeit

Kurz gesagt, jeder, der Erfahrung mit einem beliebten Dokumentenaustauschdienst hat, wird keine Schwierigkeiten haben, einen modernen Videorecorder zu betreiben. Der virtuelle Datenraum ist dank einer benutzerfreundlichen und intuitiven Benutzeroberfläche einfach zu bedienen. Letztere bieten alle gängigen und praktischen Funktionen wie Drag & Drop von Dateien, erweiterte Suche, Dokumentenversionierung, Optionen zum Rückgängigmachen usw. Darüber hinaus sind keine speziellen technischen Geräte oder Spezialisten erforderlich, um die Lösung zu installieren und auszuführen. Die Räume sind zugänglich und leicht zugänglich für alle Teilnehmer, die an einem Prozess oder einer Transaktion beteiligt sein müssen.

3. Management 

Bei der Arbeit mit VDR erhalten Benutzer die volle Kontrolle über Dokumente sowie über die Rollen und Zugangsgrade aller Interaktionsteilnehmer. VDR ist ein von einer Person verwaltetes Tool, das allgemein als Administrator bekannt ist. Sie sind dafür verantwortlich, Dokumente zu kennzeichnen und anderen Benutzern oder Dritten Berechtigungen zu erteilen.

Im Allgemeinen sind moderne VDR einfach zu verwalten und ziemlich flexibel, wenn es darum geht, sich an die Bedürfnisse des Benutzers anzupassen. Ein Administrator kann beispielsweise Rollen für einzelne Mitglieder festlegen oder eine Gruppe mit den gleichen Regeln für jedes Mitglied erstellen. In Bezug auf Dokumente können Benutzer nach eigenem Ermessen Wasserzeichen hinzufügen oder die Ablaufzeit der Datei festlegen. Jedes Dokument kann mit den Attributen Bearbeiten, drucken, kopieren oder anzeigen gekennzeichnet werden.

Aktive Überwachung und Verfolgung sind ein äußerst wertvolles Benchmark vieler Händler. VDR kann es Administratoren ermöglichen, zu verfolgen, was jeder Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem bestimmten Dokument macht. Sie können bestimmen, ob eine Datei gedruckt oder kopiert wurde. Darüber hinaus kann der Administrator die Aktivitäten der Benutzer in Echtzeit verfolgen: welches Dokument Sie gerade ansehen oder wie lange Sie es tun. Diese Funktion ist von größter Bedeutung für die Interaktion mit Dritten.

Skeptiker können sagen, dass VDR, die sich auf menschliches Management konzentrieren, das Risiko menschlicher Fehler haben. Ohne Zweifel gehören menschliche Fehler zu den schlimmsten Feinden jeder Informationstechnologie. Glücklicherweise sind viele moderne VDR mit integrierten Mechanismen ausgestattet, die solche Fehler minimieren oder sogar vollständig beseitigen: von API-Lösungen bis hin zu einfachen Doppelvalidierungswarnungen oder „View as“ – Optionen (wenn der Ersteller von Daten oder Räumen verfolgen kann, was jeder Benutzer mit den Daten sieht und tun kann).

4. Effizienz 

Mit VDR verbessern Unternehmen Ihre Effizienz erheblich und optimieren Ihre Prozesse. Unternehmen erhalten eine sichere Möglichkeit, mit allen Urheberrechtsinformationen zu arbeiten und Sie sicher zu teilen. Darüber hinaus ist die Implementierung von VDR einfach und Ihre Verwaltung wird kein Problem sein. Abgesehen von diesen effizienzsteigernden Faktoren sind VDR Zeit-und Kosteneinsparungen.

Lassen Sie uns Ihnen ein Beispiel geben. Der Ansatz der alten Schule für Due Diligence oder ähnliche Verfahren erfordert normalerweise viel Zeit. Es kann schwierig sein, Menschen an einem physischen Ort zusammenzubringen. Darüber hinaus müssen viele Fachleute an der Sammlung von Daten (in der Regel riesige Mengen) beteiligt sein, die an verschiedenen Orten gespeichert werden können, während andere Faktoren die Verwendung von offline-Datenspeichern zeitaufwendig machen können. Darüber hinaus sind physische Transaktionsräume teuer. Unternehmen müssen möglicherweise treffen mit internationalen Teilnehmern durchführen, ein Budget für Geschäftsreisen und damit verbundene Ausgaben zuweisen. Zur Überwindung dieser Probleme VDR Unternehmen geben sofortigen Zugriff auf riesige Mengen an gesammelten und klassifizierten Materialien in einem Verzeichnis, die die Parteien im Voraus einschätzen können — es hilft, eine organisierte Tagung für Fragen und Antworten. VDR kann eine gute Option sein, da die Leute in der Regel flexibler E-Meetings planen, was jedes Verfahren beschleunigt.

5. Relevanz

Wir leben in einem digitalen Zeitalter, in dem Technologie für fast jeden Prozess kritisch wird und wahrscheinlich in naher Zukunft noch mehr Bereiche abdecken wird. Den technischen Fortschritt zu leugnen, ist für Unternehmen äußerst schädlich, da es Sie verlangsamt, während alle anderen schneller werden. Heute scheint es noch seltsamer, da eine Pandemie COVID-19, das machte ein Drittel der Menschheit bleiben und von zu Hause aus arbeiten, zwang die Unternehmen jedes Instrument zu benötigen, das Remote-Management-Team und Operationen erleichtert. Daher ist VDR genau die richtige Lösung für das heutige Geschäftsumfeld.

Beliebte Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume

In der Vergangenheit hatte die Verwendung von VDR Dutzende von Zielen. Die folgenden Anwendungsbeispiele zeigen die herausragende Anwendbarkeit von VDR.

1. M&A due diligence 

Online-Datenräume sind ein praktisches Werkzeug für den Einsatz in diesen Prozessen. Im Wesentlichen ist Due Diligence bei Fusionen und Übernahmen ein komplexer Prozess, der Datenerfassung, sorgfältige Untersuchung und Analyse von Materialien erfordert. All diese Manipulationen führen dazu, dass vertrauliche Aufzeichnungen von allen beteiligten ausgewertet werden, was das Verfahren verlangsamt und es langsam macht. Die Teilnehmer nutzen VDR aktiv, um zu vermeiden, dass die letzte Phase von Fusionen und Übernahmen in eine erschöpfend langwierige Routine verwandelt wird, sowie um die Sicherheit zu gewährleisten. Auch wenn die Transaktion nicht geschlossen ist, können Sie den Zugriff auf den Datenraum beenden. 

2. Audit

Unabhängig davon, in welcher Branche Unternehmen tätig sind, ist Audit eine gängige Praxis der Unternehmensbewertung. Oft beinhaltet dieses Verfahren die Beteiligung von Drittanbietern, was in der Regel bedeutet, dass Außenstehende Zugang zu Finanzunterlagen, Unternehmensunterlagen und anderen vertraulichen Informationen haben. Mit einem virtuellen Datenraum können Benutzer alle erforderlichen Ordner vorbereiten und freigeben, während Sie wissen, dass jedes Stück Information geschützt ist und nicht beschädigt oder gestohlen werden kann. Darüber hinaus wird der gesamte Workflow reibungsloser und schneller, da Auditoren sofort Benachrichtigungen über Downloads und Updates erhalten; Sie können alles anfordern, kommentieren und verfeinern, was Sie benötigen.

3. Fundraising

Investoren anzuziehen und zu überzeugen, ist oft eine Herausforderung. Dieser Prozess beinhaltet in der Regel die Vorbereitung auf viele Verhandlungsrunden, die durch verschiedene Arten von berichten, Finanzberichten und Kundenempfehlungen unter Hunderten von anderen Dokumenten unterstützt werden müssen. Mit anderen Worten, Fundraisers müssen alle wertvollen und geheimen Dokumente sammeln und organisieren, die sich positiv auf das Ergebnis der Verhandlungen auswirken können. Außerdem müssen Sie möglicherweise während der Sitzung neue Dateien finden und freigeben. Durch die Anwesenheit von virtuellen Informationsräumen wird der gesamte Prozess weniger stressig und produktiver. Darüber hinaus genießen beide Verhandlungsparteien das notwendige Maß an technologischer Kontrolle.

4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Unternehmen müssen verschiedene Sätze von Industriegesetzen und-Richtlinien einhalten und die internationalen Vorschriften einhalten. Dies hilft Regierungsorganisationen, externen Firmen und potenziellen oder aktuellen Geschäftspartnern zu verstehen, wie das Unternehmen die Regeln befolgt. In der Regel werden Dokumente wie regulatorische Berichte und Checklisten verwendet, um die Einhaltung der erforderlichen Standards und Vorschriften des Unternehmens zu überprüfen. VDR helfen Ihnen dabei, alle kritischen Informationen nahtlos in Checklisten zu importieren und regulatorische Berichtsformulare auszufüllen.

5. Rechtsstreitigkeiten

Anwaltskanzleien sind regelmäßig an der Verarbeitung und dem Austausch großer Mengen vertraulicher Aufzeichnungen beteiligt. Datenräume fügen diesem Prozess Komfort hinzu. Forensische Teams und Kunden können dort einen entsprechenden Kommunikationskanal einrichten. Wenn man gewünscht, kann dieser Kanal erweitert werden, und externe Experten oder andere Dritte können in den Rechtsstreit eintreten. Die Fähigkeit, große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten und zu kategorisieren, macht VDR zu einem nützlichen Werkzeug für Anwaltskanzleien.

6. Börsengang

Wenn ein Unternehmen beschließt, an die Börse zu gehen, bedeutet dies, dass es sich den neuen Vorschriften aussetzt. Es beinhaltet auch den Austausch von vielen spezifischen Informationen mit Aktionären und Institutionen. Dies wird in vielen Schritten und Diskussionsrunden ausgedrückt, in denen viele vertrauliche Dateien verwendet werden können. Um diesen Prozess zu erleichtern, können Unternehmen virtuelle Datenräume nutzen. 

7. Projekte im Bereich

Der Beschaffung von öffentlichen und privaten Institutionen, können an Projekten, Beschaffung teilnehmen. Einkaufsmanager verwenden häufig Angebotsanforderungsmuster und können auch spezifische Informationen anfordern. In diesem Szenario helfen VDR dabei, alle Projektmaterialien wie Ausschreibungsanweisungen und Einkaufsprotokolle an einem Ort zu speichern und eine Frage-und-Antwort-Sitzung für Manager und Bieter zu initiieren. 

Die besten Datenräume für M&A

Virtual Data Room Free Trial Cloud Storage
iDeals Virtual Data Room Yes. 30 days Unlimited GB
Brainloop Secure Dataroom Yes 250 GB
Ansarada Yes. 14 days 200 GB
Datasite No 200 GB
Donnelley Financial Solutions No 100 GB
Intralinks No Unlimited GB
ShareVault Yes. 10 days 100 GB
ForData VDR Yes. 14 days Unlimited GB
Drooms Yes Unlimited GB
SmartRoom VDR No No information

8. Strategische Partnerschaft

Diese Art von Geschäftsbeziehung ist heute an der Tagesordnung. Strategische Partnerschaften sind formalisiert, was die Verwendung von Verträgen und rechtlichen Vereinbarungen beinhaltet. Vor der Unterzeichnung von Dokumenten müssen beide Seiten transparent über Ihre Unternehmensunterlagen sein und alle notwendigen Daten teilen, um gegenseitiges Vertrauen zu gewährleisten und Verhandlungen zu erleichtern. Im Falle eines Scheiterns der Partnerschaft kann der Zugang zum Datenraum sofort eingeschränkt werden.

9. Reporting 

Reporting ist eine weit verbreitete und vielfältige Unternehmensaktivität. Er befasst sich natürlich mit Statistiken und anderen wertvollen Schritten. Unternehmen stellen unter anderem Berichte für Partner mit beschränkter Haftung und Investoren bereit oder teilen periodische Portfolios von Unternehmen. Jeder dieser Fälle erfordert ein besonderes Maß an Transparenz sensibler Daten. Benutzer können die erforderlichen Statistiken für den Bericht sammeln und Gruppen-oder Einzelzugriff für andere VDR-Benutzer festlegen, ohne das Risiko der Offenlegung sensibler Daten zu riskieren.

10. Vorstandssitzungen

Während die Fernarbeit an Dynamik gewinnt, sind Vorstandssitzungen mit Mitgliedern, die in verschiedenen Städten, Staaten oder sogar Ländern Leben, alltäglich geworden. Dies erfordert eine sichere und moderne Lösung wie VDR, die eine sichere und schnelle Kommunikation durch geheime Meetings sowie regelmäßige Updates von Unternehmensdatensätzen ermöglichen kann. 

11. Geistiges Eigentum verwalten

Geistiges Eigentum (IP) ist für verschiedene Organisationen unerlässlich. Zum Beispiel sind Startups, Forschungsteams und Unternehmen, die Technologie unter Dutzenden anderer Arten von Unternehmen anbieten, vollständig auf Ihre privaten Informationen angewiesen. Leider können diese Informationen während des Verhandlungsprozesses gestohlen werden. Daher ist die Verwaltung und Gewährleistung der Sicherheit von IP bei der Lizenzierung oder Präsentation an andere Parteien eine unbestreitbare Verpflichtung. Das ist die Aufgabe, die jeder moderne ASG bewältigen kann.

Wer nutzt virtuelle Datenräume?

Virtuelle Datenräume sind für jede Technologiebranche oder Unternehmensrolle nützlich. Aber es gibt sechs Tätigkeitsbereiche, in denen die Händlerräume bereits benötigt werden. 

1. Corporate

Unternehmensgesellschaften sind normale VDR-Benutzer. Kommerzielle Spieler erhalten eine große Anzahl von Finanzunterlagen, Abteilungsdateien, Informationen über Mitarbeiter, mit anderen Worten, geistiges Eigentum, das geschützt werden muss. Vertreter von Unternehmen (vom CEO bis hin zu Personalexperten) nehmen häufig an verschiedenen Aktivitäten Teil, die den Austausch von vertraulichen Informationen mit anderen Personen beinhalten.

Dank VDR können Unternehmen:

  • Fundraising oder Börsengang beschleunigen
  • Sitzungen der Fragen und Antworten während Fnanzaudits stellen
  • Schutz von Informationen in  M&A due diligence
  • Rationalisierung verschiedener Beschaffungsstufen

Außerdem kann ein Datenraum das bevorzugte Werkzeug für die Speicherung aller sensiblen Daten für die interne Verwendung sein.

2. Investment Banking 

Investmentbanker verwenden in der Regel Internet-Nummern für M&A Aktivitäten, VIS, strategische Partnerschaft, da diese Zahlen bieten stabile und sichere Verdrahtung und sind einfach zu bedienen.

3. Private Equity

Im Internet Internet-Nummern gibt es eine nützliche Lösung für private Equity und Venture-Firmen zu werden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass VDR die meisten der zahlreichen Angebote, Meetings und Verhandlungen bieten, die in der Routine von PE-Firmen stattfinden. Mithilfe von Internet-Nummern, PE-Partner und Teilnehmer kann an:

  • Buyout- oder Exit-Verhandlungen
  • Sell-Side-Due-Diligence
  • Investor Kommunikation und Berichterstattung
  • Partnervereinbarung 
  • Kameradschaft Berichterstattung
  • Fundraising-Aktivitäten

4. Das rechtliche Segment

Um die Bedürfnisse der Kunden gerecht zu werden, müssen Anwaltskanzleien Ihre Reaktionsfähigkeit und Verfügbarkeit Anforderungen erfüllen. Virtuelle Datenräume können Anwälten helfen, diese beiden Anforderungen zu erfüllen. Moderne VDR ermöglichen die ständige Überprüfung und den Austausch von Daten mit sofortigen Download-Benachrichtigungen. Darüber hinaus bieten Sie 24-Stunden-Support. VDR haben ein Kundenportal, auf dem alle Versionen von Materialien mit Kommentaren für die Überprüfung durch Experten zur Verfügung stehen. Im rechtlichen Bereich werden Datenräume für Fusionen und Übernahmen, Börsengänge, RPFs, RPi und Insolvenz verwendet.

5. Die Biowissenschaftsbranche

Die Biowissenschaftsbranche entwickelt sich schnell und wird immer innovativer, was bedeutet, dass Unternehmen viele private Informationen erhalten. Darüber hinaus arbeiten Biotech-Unternehmen, Hersteller von medizinischen Produkten und Pharmaunternehmen oft mit Unternehmen zusammen. Aus diesem Grund nutzen Forscher, Ingenieure und Führungskräfte die Verkaufsräume, um das Allgemeine geistige Eigentum zu schützen, während Sie Fundraising, Lizenzierung oder klinische Studien mit Vertragsforschungsorganisationen diskutieren.

6. Die Energiebranche

Die Energiebranche steht vor Kommunikationsproblemen, da viele entfernte Parteien angeschlossen werden müssen. Satz von typischen Implementierungen umfasst:

  • Fundraising und Finanzierung Verhandlungen über
  • Joint Ventures und anderen strategischen Partnerschaften
  • RFPs und Auktion
  • Steuerinvestition in Eigenkapital
  • Ökologische Prüfung
  • Portfolio-Berichterstattung
  • Überwachungstätigkeiten

So, dass jeder Mensch von leitenden Ingenieuren bis Gründer beteiligt sein kann in eine sichere Kommunikation. Für vertrauliche Datengeschäfte und Diskussionen nutzen Vertreter der Energiesegmente Online-Datenhallen.

Erfolgreiche Einführung virtueller Datenräume

Jeder neue Benutzer muss vor der Implementierung und dem Betrieb von VDR zwei grundlegende Regeln befolgen:

1. Wählen Sie einen zuverlässigen VDR-Anbieter

Unter den vielen Anbietern sind diejenigen bevorzugt, die in Bezug auf Angebote und Preise transparent bleiben. Bevor Sie mit einem Lieferanten zusammenarbeiten, müssen Sie alle seine Angebote bewerten. Zum Beispiel haben viele Unternehmen ein Jahresabonnement, kostenlose Testversionen, eine Gebühr für die Anzahl der heruntergeladenen Dateien oder andere Optionen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verfügbarkeit eines 24/7 ansprechenden Kundenservice oder Kundenservice-Teams.

Ein vertrauenswürdiger VDR-Anbieter verfügt über eine Website mit Kontakten, eine Über-uns-Seite, Partnerfeedback und alle erläuterten Funktionen der Software. Es ist besser, die unabhängigen Bewertungen und Kommentare zu dem Produkt auf peer-to-peer review-Websites zu überprüfen.

2. Planen und Vorbereiten

Die einfache Tatsache, einen Online-Raum zu kaufen, bedeutet nicht, dass er vollständig einsatzbereit ist. Benutzer müssen alle Funktionen, die Sie benötigen, selbst konfigurieren. Die gute Nachricht ist, dass dies ein Kinderspiel ist.

Das Risikos menschlicher Fehler ist dies ein notwendiger Aspekt der Einführung von VDR. Um die bestmögliche Erfahrung zu erzielen, sollte der Administrator immer ein Treffen planen und den Raum vorbereiten. Es ist wichtig, zuerst die Dateien zu kategorisieren und die Berechtigungen für Ordner festzulegen. Der nächste Schritt wäre zu bestimmen, wer Zugang zum Transaktionsraum und zu welchen Dateien erhält. Eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten ist ebenfalls obligatorisch: jeder Prozessteilnehmer muss wissen, was er tun kann und was nicht.

Wenn alles abgeschlossen ist, muss der Administrator alles erneut überprüfen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Funktion “ Ansicht als“ zu verwenden, um zu sehen, was jeder Benutzer tun kann. Um die Sicherheit von VDR zu maximieren, werden in der Regel unterzeichnete Vereinbarungen wie die NDA angefordert, bevor Sie den Raum betreten.

Letzte Höhepunkte

Virtuellen Daten Raumes sind zu einem wertvollen Werkzeug für vertrauliche geschäftliche Kommunikation geworden. In den letzten fünfzehn Jahren hat sich das Konzept des Online-Händlers wesentlich weiterentwickelt, was es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für multinationale oder globale Unternehmen gemacht hat.

VDR ist eine praktische, Zeit – und kostensparende Alternative zu physischen Datenspeichern. Obwohl moderne Händlerhallen verschiedene Optionen und Strukturen haben können, liegen Ihre größten Vorteile immer noch in Ihrer Sicherheit und Erschwinglichkeit. Experten verschiedener Ebenen und Branchen wählen VDR für die Verwaltung und den Austausch von Daten über Urheberrechte, geistiges Eigentum und andere Arten von geschützten Dateien mit vertrauenswürdigen Partnern.

Bei der Auswahl eines VDR-Anbieters ist es sehr wichtig, sehr vorsichtig zu sein. Die Überprüfung der Angebote und Preise des Anbieters sowie des Feedbacks Dritter kann ein guter Schritt in Richtung der richtigen Wahl sein. Darüber hinaus sollten sich VDR — Benutzer darauf konzentrieren, menschliche Fehler zu minimieren-Sie müssen der verantwortliche Gatekeeper am Eingang des Datenraums sein. Sobald alles eingerichtet ist, werden VDR zu einem unverzichtbaren Werkzeug für eine sichere und schnelle Kommunikation.